Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Micrapix LLC
[TBD: Adresse]
E-Mail: bernd.herold@micrapix.com
2. Welche Daten erheben wir?
2.1 Bei Registrierung & Login
- Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht)
- Tenant-Zuordnung (Schreinerei-Slug)
- IP-Adresse, User-Agent (Audit-Trail)
- Zeitstempel Zustimmungen zu AGB / Datenschutz / AVV
2.2 Während der Nutzung
- Audio-Aufnahmen (Sprach-Memos des Nutzers)
- Transkripte (lokal via Whisper auf Hetzner-Server in Deutschland erzeugt)
- Customer-PII (Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mails der Endkunden des Schreiners) — diese werden vor der LLM-Verarbeitung lokal maskiert
- Conversation-History, Email-Drafts, versendete Emails
3. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (Bereitstellung der SaaS-Plattform)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (Sicherheit, Missbrauchsabwehr)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Pflicht (Aufbewahrung Geschäftsunterlagen)
4. Empfänger / Auftragsverarbeiter
| Anbieter | Zweck | Standort | AVV |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting (Server, Datenbank, Audio-Storage) | Deutschland (Falkenstein) | ✓ vorhanden |
| Anthropic PBC | KI-Verarbeitung (LLM-Pipeline). Verarbeitet werden ausschließlich maskierte Texte (PII durch Tokens ersetzt). | USA (Standardvertrag) | SCC / DPA verfügbar |
| Let's Encrypt (ISRG) | TLS-Zertifikate | USA | Standardvertraglich abgedeckt |
| INWX GmbH | Domain & DNS | Deutschland | — |
5. PII-Maskierung als Schutzmaßnahme
Vor jedem LLM-Aufruf an externe Dienstleister wendet kaipilot eine zweistufige PII-Maskierung an:
- Regex-Pass erkennt E-Mails, Telefonnummern, IBANs, Steuer-IDs, deutsche Postleitzahlen
- LLM-Pass (Anthropic Haiku) erkennt Namen, Firmen, Straßenangaben kontextuell
Personenbezogene Daten werden durch Pseudonyme (z.B. [PERSON_1]) ersetzt. Die Zuordnungstabelle
(PII-Map) wird lokal in der Datenbank gespeichert und niemals an externe Dienstleister übertragen.
Demaskierung erfolgt am Ende der Pipeline lokal vor Anzeige im Browser des Nutzers.
6. Speicherdauer
- Audio-Dateien: bis zur Conversation-Löschung durch den Nutzer (Default: solange Vertrag besteht)
- Transkripte & Pipeline-Ergebnisse: wie Audio
- Versendete Emails: 6 Jahre (handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht)
- Login-Daten: bis 30 Tage nach Kündigung
- Consent-Records: 10 Jahre (Audit / Beweis)
7. Deine Rechte (Art. 15-22 DSGVO)
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden")
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Widerspruchsrecht
- Widerruf erteilter Einwilligungen
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Anfragen bitte an bernd.herold@micrapix.com.
8. Aufsichtsbehörde
Zuständig: [TBD: zuständige Landesdatenschutzbehörde]
9. Cookies & Tracking
kaipilot verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:
- sessionid — Login-Session
- csrftoken — Schutz vor Cross-Site Request Forgery
- kpTTS.enabled (localStorage) — Voice-Notifications an/aus
Keine Tracking-, Analytics- oder Werbe-Cookies. Keine Drittanbieter-Skripte.
10. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Rechtslage oder Verarbeitungstätigkeiten ändern. Bei wesentlichen Änderungen fordern wir eine erneute Zustimmung beim nächsten Login an.